ACT! und ein ERP-System – in diesem Fall SAP Business One – sind das perfekte Paar für Vertrieb und Produktion

Viele eingefleischte Vertriebler lieben ihr ACT!, ist es ihnen doch eine unentbehrliche Hilfe im täglichen Vertriebsprozess. Kunden und Interessenten werden hier gepflegt, Telefonprotokolle, Besuchsberichte oder E-Mails hinterlegt, Angebote werden nachgefasst. Vertriebs- und/oder Geschäftsleitung sind über Reportfunktionen stehts im Bilde, was im Vertrieb genau passiert und welche Umsätze wann zu erwarten sind, oder ob es Schwierigkeiten gibt.  Gerade wenn es um den Vertrieb von Investitionsgütern, hochwertigen medizintechnischen Produkten aber auch Finanzdienstleitunen oder Versicherungen geht, ist ein CRM heute nicht mehr wegzudenken

Im Innendienst, in der Produktion und Buchhaltung hingegen hat das ERP-System die Oberhand. Aufträge werden geplant, abgewickelt, ausgeliefert, berechnet. Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden geschrieben und Zahlungen verbucht. Viele Firmen bauen schon seit Jahren auf ein modernes ERP System wie SAP Business One, ohne dem heute gar nichts mehr gehen würde.

CRM-Service lässt sich gut mit verschiedenen ERP-Systemen verbinden. Beispielhaft hier wurde in Kooperation mit der Haak GmbH aus Heiligenhaus ACT! an SAP Business One angebunden.

Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten der Nutzung und Integration: Mitarbeiter im Vertriebsinnen- und Außendienst möchten als minimale Anforderung in der Regel die Jahresumsätze eines Kunden sehen, was mit ACT! und Business One leicht möglich ist. Geht es etwas tiefer hinein, so hilft es dem Vertrieb zu sehen, welche Aufträge beim Kunden im Innendienst geschrieben worden sind, was berechnet wurde. So kann im Vertriebsgespräch am Telefon oder vor Ort beim Kunden schnell Bezug genommen werden auf die letzten Bestellungen einschließlich der gekauften Artikel.

Jeder Vertriebler hat sicherlich auch schon einmal heftige Kritik erleben müssen. Ein Blick in die offenen Posten, denn auch die kann ACT! aus SAP bereitstellen, lässt hier leicht die These bestätigen, dass die am lautesten meckernden Kunden die mit den meisten Außenständen sind.

Auf der anderen Seite ist es in der Abwicklung im Innendienst oft von Vorteil, wenn die letzten Telefonprotokolle, E-Mails oder Besuchsberichte einsehbar sind. Das spart zum Beispiel, Rückfragen an den Vertriebler führen zu müssen, was oft gar nicht so leicht ist, denn ein guter Vertriebler ist meist am Telefon oder bei einem Kundenbesuch. Die Gesprächshistorie, die beim Kunden XYZ GmbH in ACT! gepflegt wird, ist also auch im Business One beim Kunden XYZ einsehbar.

Neben der gegenseitigen Darstellung von Daten des einen Systems im anderen System kann der Workflow natürlich noch erweitert werden: Oft werden Interessenten im Vertrieb aufgetan, d. h. im CRM-System gespeichert, und erst bei der Angebotserstellung oder, abhängig davon, wo die Angebotslegung erfolgt, spätestens bei der Beauftragung muss die neue Firma im ERP-System angelegt werden. D. h. während sich im CRM-System u. U. zahllose Kontakte tummeln, gehen erst die wirklich wichtigen von ihnen ins ERP-System und im Zeitalter der modernen EDV kann solch eine Übergabe natürlich auch automatisiert bzw. per Knopfdruck automatisiert erfolgen und dabei können auch gleich Abfragen zur Vollständigkeit und Plausibilität einer Adresse erfolgen. Hat die zu übertragende Firma beispielsweise keine Umsatzsteuer oder fehlen PLZ oder Ort, so kann die Übergabe mit der entsprechenden Meldung verweigert werden, bis die Daten vollständig sind.

Technisch ist auch ein vollautomatisierter Abgleich der Stammdaten im Nachhinein möglich, d. h. würde sich z. B. die Anschrift im einen System ändern, so ändert sich diese auch gleich im anderen System. In der Praxis haben sich hier aber oft andere Verfahren bewährt, z. B. dass im CRM-System eine Meldung erscheint, dass die Firma XYZ im ERP-System eine geänderte Anschrift bekommen hat – und dann kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er diese übernimmt oder nicht, denn gerade bei größeren Firmen können Vertrieb und Abwicklung, selbst wenn sie vom selben Kunden sprechen, mit völlig unterschiedlichen Standorten im Kontakt stehen.

Wie tief und wie weit man an diesen Stellen geht, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich, aber sämtliche Szenarien können berücksichtigt und durchgespielt werden.

Aber darüber hinaus gibt es durchaus noch weitere Vorteile, die immer mehr Firmen zur Verbindung von ERP zu CRM greifen lassen, und das wären zum einen Lizenzkosten: Damit ein Vertriebsmitarbeiter bestimmte, für ihn relevante Umsatz- und Kundendaten sehen kann, muss nicht extra eine volle ERP-Lizenz erworben werden. Je nach Schnittstellenmodell fallen also keine oder nur geringe Lizenzkosten an. Und mehr noch: Vertriebler möchten sich meist einfach auf den Vertrieb kümmern und interessieren sich meist weniger für das ERP-System, sei es noch so kundenfreundlich. Umgekehrt will der Innendienst, der oft schon jahrelang erfolgreich und gut mit dem ERP-System arbeitet, im Zweifelsfall nicht noch extra ein zweites Programm öffnen, um bestimmte Informationen einsehen zu können. Also werden einfach die relevanten – nur die relevanten – Informationen aus dem jeweils anderem System den Mitarbeitern in ihrer gewohnten Softwareumgebung dargestellt. Das spart zu guter Letzt auch Schulungszeiten und -kosten der Mitarbeiter und Verwaltungs- und Installationsaufwand bei der IT-Abteilung.

Fazit: Sowohl ein gutes ERP-System als auch ein gutes CRM-System wie ACT! sind meist unerlässliche Bausteine für Unternehmenserfolg und Expansion, aber selten stammen beide Systeme vom gleichen Hersteller. Es gibt jedoch gut funktionierende Schnittstellen. ACT! lässt sich leicht mit nahezu jedem ERP-System kombinieren, um so noch effizienter und reibungsloser in Vertrieb und Produktion arbeiten zu können. Bei Fragen steht Ihnen Reginald Bohn gerne zur Verfügung unter Tel. 02132/97998-0 oder über das Kontaktformular